Példakép

Bauer Ildikó

2016. december 31.

Bauer Ildikófesztiválszervező – Sinemetu.sk, Szlovákia (Felvidék)

Váratlan sikernek köszönheti a cégét: az eredetileg egyetlen rendezvényre összejött csapat a nagyszabású Gombaszögi Nyári Tábor szervezésében hivatott segíteni. Ám olyan jól csinálták, hogy együtt maradtak, és megrendelés megrendelést követett.

Kérlek, mondj három szakmai tulajdonságot, amely a fesztiválszervezéshez fontos!

Mondok négyet: kitartás, magabiztosság, alaposság, körültekintés. Mi főleg borfesztiválok szervezésével foglalkozunk, illetve máig a legnagyobb rendezvényünk a Gombaszögi Nyári Tábor, amely a Sine Metu Polgári Társulás és 27 egyéb szervezet összmunkájával jön létre évről évre. Egy fesztivál felett az ötlet megszületésétől a terep elrendezésén át az utolsó faház elszállításáig kell bábáskodni. Ehhez kell az alaposság és a kitartás. Manapság többször tapasztaljuk, hogy a megrendelőnknek elég végigcsinálni egy-két rendezvényt, máris profi rendezvényszervezőnek érzi magát, és határozott elképzelése van olyan dolgokról, melyek vagy megvalósíthatatlanok, vagy csak egyszerűen nem illenek bele a fesztivál profiljába. Ilyenkor kell magabiztosan kiállni elé, és rávezetni, hogy valójában nem is ezt szeretné.

Milyen iparágakban érdemes jártasnak lenni?

A zeneiparban mindenképp, mivel a legtöbb rendezvényünk magja zenei program. Mindegyik fesztiválnak meg kell adni a sajátos arculatát. Igazából elég összetett a szakma, főleg ha ketten vezetjük a vállalkozást. A gazdasági kérdésekben ugyanúgy nekünk kell döntenünk, mint ahogy mi hagyjuk jóvá a promóvideókat, a plakátokat, mi döntjük el, hol hirdetünk, milyen eszközökkel. Talán a legfontosabb, hogy a rendezvények humán erőforrását megfelelően tudjuk koordinálni, így vezetőként is helyt kell állnunk.

Egy egyhetes rendezvényt körülbelül mennyi idővel az első nap előtt kell elkezdeni szervezni? Mi az első néhány lépés?

Az a rendezvény jellegétől függ, de a koncepciót, a fő húzóneveket minimum 8-10 hónappal az esemény előtt ki kell választani. Természetesen előfordult már többször, hogy két hónap alatt kellett összehozni egy kétnapos fesztivált teljes kultúrprogrammal, ez sem lehetetlen, viszont sokkal több stresszel jár. Mi minden fesztiválunk esetében először a dátumot fixáljuk, majd a headlinerek kiválasztása következik, akikkel elkezdünk tárgyalni. Ha ez lezárult, jöhet a fokozatos kommunikáció a célközönséggel, hintjük a weboldalon, a Facebookon, elindítjuk a jegyelővételt. Tisztázzuk az infrastruktúrát, tárgyalunk az esetleges beszállítókkal, illetve elkezdjük szervezni a további programot, ezt pedig egyeztetjük a megrendelővel.

Melyik a legnehezebb munkafolyamat?

A program összeállítása mindig nehéz, főleg, ha egy évre előre kell gondolkoznunk, viszont ez a munka legérdekesebb része is. A marketing lehet a következő buktató, kiválasztani az eszközöket, a megfelelő tartalmat a megfelelő időben kommunikálni. És a végén maga a helyszíni megvalósítás első napja. Amikor beengedjük az első látogatókat, már mindennek flottul kell működnie, mindegyik kiállítónak mosolyogva kell várnia a vendégeket, a felkészült személyzetnek problémamentesen kell bonyolítania a regisztrációt.

Ért már csalódás ebben a munkában?

Nem mondanám kimondottan szakmai csalódásnak, de nagyon nem esett jól, amikor tavaly az év végi krasznahorkaváraljai önkormányzati ülésen a testület úgy döntött, hogy a több éve Gömbaszögi Nyári Tábornak otthont adó kempingjüket nem adják el nekünk. Nagy szívfájdalommal váltunk meg a helyszíntől, ugyanis annak ellenére, hogy a faházak már düledező állapotban voltak, hogy meleg víz csak a korán kelőknek jutott, többen második otthonként tekintettek a vár alatti kempingre. Már szállóige Laboda Robi kollégám mondata: Gombaszög az a hely, amit először a térképen keresel, majd a szívedben találod. Szerencsére ez a helyszínváltással sem avult el.

Tényleg kár lehet érte.

Azt szokták mondani, amikor egy ajtó bezárul, kinyílik egy másik, a döntésnek köszönhetően találtunk rá a rendezvény „régiúj” helyszínére a gombaszögi kempingben. Ez ma már a polgári társulásunk tulajdona, és nagyszabású terveink vannak vele.

Akkor ez a kedvenc, a munkátokra legalkalmasabb helyszín?

Nehéz egyetlent kiválasztani, mindegyiknek megvan a maga bája, és ami miatt szeretjük. A Szent László dűlőt Bátorkeszin, ahol az általunk először szervezett Bátorkeszi Borfesztivál is a top 3-ban van, mert a főzenekar, a Kispál és a borz végigkísérte a fiatalkoromat, és hatalmas öröm volt Lovasi Andrással megszerettetni a felvidéki szőlődombokat olyannyira, hogy még kétszer vissza is tértek hozzánk. Nem tudtuk, mire számítsunk, és egyszer csak elkezdett özönleni a sok vendég a régióból, illetve Magyarországról. Ennek a rendezvénynek köszönhetően a helyszín felkerült a fesztiváltérképre. De a gombaszögi kempinget érezzük a leginkább a sajátunknak. Szinte második otthonunk, és, mint már említettem, nagy terveink vannak vele.

Mi a sorrend, először szponzort keresel, ehhez igazítod a vendégeket, vagy megcélzol híres, izgalmas embereket, és ehhez teremted meg a kereteket?

Létezik több forgatókönyv, de mi a programra szoktunk építeni. Az ismétlődő rendezvényeknél az a cél, hogy maga a fesztivál neve már előre beíródjon a látogatók naptárába, mert olyan emlékekkel, élményekkel és pozitív tapasztalattal térnek haza, hogy már kíváncsian várják, mivel rukkolnak elő a szervezők a következő évben. A szponzorokat is hasonló elv alapján keressük.

Mi a legmerészebb álmod? Ha bárkit meghívhatnál, bármilyen arculatot választhatna, hogy nézne ki az a rendezvény?

Ha a borfesztiváloknál maradunk, akkor nagyon jó volna a Művészetek völgye példájára létrehozni egy borfesztivált a borvidéken, több bortermelő közösséget összefogva, tematikus programokkal, kiemelve a fiatalok képzését, hogy ők is tudatos borvásárlókká váljanak, megismerjék a helyi termékeket és támogassák a régió termelőit. De az is nagyon megdobogtatná a szívemet, ha megszervezhetnék egy közép-európai turnét a U2-nak. Már csak azért is, hogy édesapámat elvihessem a koncertre.

komment

Kommentek